AR-GE PROJELERİ STRATEJİK YOL HARİTASI
Firma ile Experto arasında sözleşme imza süreci:
Sözleşme süreci, firmaya ilk ziyaretin yapıldığı andan başlayarak sözleşme imzalanana kadar devam eder.Projeler öncelikle Experto ekibi tarafından değerlendirilerek projenin ilgili kurumlara sunulacak nitelikte olup olmadığına karar verilir. Projenin, desteklenme kriterlerini taşıdığına kanaat getirilir ise firmaya verilecek hizmetler ile ilgili teklif gönderilir. Karşılıklı anlaşıldığında, firma ile Experto arasında sözleşme imzalanarak proje hazırlama ve yönetim süreci başlamış olur.
Proje hazırlama ve sunum süreci
Proje hazırlama ve sunum süreci, sözleşmenin imzalanmasıyla başlar, projenin hibe veren kuruma sunumuna kadar devam eder.Projede üniversite danışmanlığı gerekli ise projedeki eksik alanda faaliyetleri olan akademisyen araştırması yapılarak firmaya bildirilir, görüşmeler organize edilir. İlgili alanda patent olup olmadığı ve/veya projenin patente konu öğeleri firma gündeme getirilerek bu alanda firmanın harekete geçmesi sağlanır, ilgili destekler firmaya bildirilir.
Proje ekibinin başka Ar-Ge projelerinde de yer alma durumu da ayrıca değerlendirilerek şirketin proje ekibini sağlıklı bir şekilde oluşturması sağlanır. Proje başvuru dosyası hazırlandığında onay için firmaya gönderilir. İstendiğinde gerekli revizyonlar yapılarak ilgili kuruma sunum yapılır. Proje başvurusu tamamlandığında firmaya bilgilendirme yapılır.
Proje onay süreci
Proje başvurusunun tamamlanması ile proje onay süreci başlamış olur. Sürecin mihenk taşları Hakem ziyaretlerinin gerçekleştirilmesi, Kurulun toplanıp projenin kabul veya reddine karar verip, olumlu sonuç durumunda verilecek destek miktar ve şartlarının firmaya destek karar yazısı ile bildirimi ve hibe veren kurum ile firma arasında imzalanacak sözleşmenin gönderimi olarak maddelendirilebilir.Projenin sunumu ile projelere atanacak hakemlerin firma ziyaretleri ile ilgili süreçler yönetilir.)Bu kapsamda hakem ziyaretleri öncesinde hakemler ile ilgili araştırma yapılarak spesifik uzmanlık alanları, makaleleri incelenerek firmaya sunum öncesi bilgilendirme yapılır. Hakem ziyaretleri için proje yazımından ayrı bir sunum hazırlanır ve proje ekibi ile hakem ziyaretinin simülasyonu gerçekleştirilir. Hakem ziyaretlerinin gerçekleşeceği günler projelere atanan hakemlerin firmaya getirilmesi ve talep edilen yere bırakılması işlemleri organize edilerek lojistik hizmet verilir.
Projenin desteğini verecek kamu kurumu tarafından onay durumu takip edilir ve varsa revizyon talepleri gerçekleştirilir. Gelen destek karar yazısı çerçevesinde onaylanan bütçe ve bütçe kalemleri firmaya bildirilir. Hibe veren kurum ile firma arasında sözleşme imzalanması aşaması firma ile birlikte tamamlanarak hibe veren kuruma gönderimi sağlanır.
Experto tekil olarak projelerin sunulup hibe alınmasından çok, bir sistem dahilinde işlerin ilerlemesini amaçlar. Bunun için öncelikle firma ve personel yapısı, firmanın önceki projeleri, orta ve uzun vade hedefleri, sunmayı planladığı projelerde destek almayı istediği destek kalemlerinin genel bütçedeki payı ve miktarları incelenerek projeler önceliklendirilir; doğru projelerin, doğru zamanda, doğru kurum ve programlara sunularak projelerden maksimum fayda sağlanması hedeflenir. İlişikte örnek bir stratejik yol haritası bulunmakta.
Teknik takip ve yönetim süreci
Ar-Ge’nin gerçekleştirilmesi ile her şeyin bitmediğinin farkında olan Experto projenin ticarileşme boyutuna da ağırlık vererek projenin seri üretimi için destek alımı, rakip analizleri ve rakip içgörülerinin araştırılması konularında da firmalara destek verir.
Mali ve teknik dönem raporu sunum süreci dönem raporu sunumu ve öncesindeki hazırlıklar ile hibe veren kurum ve/veya firmanın çalıştığı YMM taraflarından gelebilecek revizyonların takibi ve gerekli işlemlerin yapılması, izleyici atanması, izleyici ziyaretleri öncesi hazırlık ve izleyici ziyaretlerini kapsamaktadır. Projenin son dönemi ise, dönem raporlarına ek olarak proje sonuç raporunun hazırlanması da süreç dahilinde gerçekleştirilen faaliyetlere dahil olur. Süreç, son destek bildiriminin yapılıp, firmanın banka hesabına ilgili hibe tutarı yatana kadar devam eder.
Mali ve teknik tarafta ilgili uzmanlarımız firmayı periyodik olarak ziyaret ettikleri için dönem raporu zamanından çok önce dönem raporu klasörü aşama aşama tamamlanmış olduğundan dönem raporu zamanlarında kötü sürprizler yaşanmaz. Bu şekilde aynı zamanda firmalar projenin hangi aşamasında olduklarını, sunulan proje planına göre ne yapmaları gerektiğini daha iyi takip edebilir, proje çıktıları konusunda son anda aksiyon alınmasının önüne geçilmiş olur.
Dönem raporları kapsamında teknik rapor için sunulan proje planına göre olunması gereken teknik aşama rapor taslağı firmayla paylaşılarak proje süreci hakkında teyitleşilir. Proje yaşam döngüsü içinde proje kapsamında yapılan faaliyetler, Ar-Ge kazanımları, değişikliklerin rapora yansıtılması sağlanır. Proje ekleri ile birlikte sunuma hazır hale getirilir.
Mali rapor kapsamında ise, mali veriler firmadan alınır. Firmanın muhasebesi ve/veya YMM’si ile entegre olunarak eksik/hatalı bilgiler var ise tamamlanır. Mali rapor hazırlanarak gönderimi yapılır.
Mali ve teknik raporun ilgili kuruma matbu olarak gönderilmesi işlemi de firma ile birlikte nihayetlendirildikten sonra firma ile izleyici ziyaretleri tamamlanır.
Projeler tamamlandığında sonuç raporu hazırlanır.
sHer dönem raporu destek bildiriminden sonra firmaya sunulan, kabul edilen, beyan edilen ve hibe veren kurum tarafından verilmesi kesinleşmiş bütçe kalem ve tutarları gönderilir ve yönetici özeti eşliğinde, firmanın değerlendirmesine sunulur. Firmalar bu şekilde projelerin hibeye çevrilmesi aşamalarında Experto’yu ve kendilerini değerlendirme fırsatı yakalar; böylelikle var ise alınamayan hibeler konusunda bir dahaki projeler için dersler çıkarılmış olur.
Transfer ödemesi alım süreci
Personel muafiyetlerinden maksimum ölçüde yararlanabilmek için hangi personelin nerede konumlandırılması gerektiği üzerinde de çalışarak firmaya teknokent ve Ar-Ge merkezi kurulumlarının SWOT analizlerini hazırlar, firmadan sağlanacak gerçek veriler üzerinden simülasyonlar yapar.
