AR-GE HİBE PROJESİ HAZIRLAMA VE YÖNETİMİ
Firma ile Experto arasında sözleşme imza süreci:
Sözleşme süreci, firmaya ilk ziyaretin yapıldığı andan başlayarak sözleşme imzalanana kadar devam eder.Projeler öncelikle Experto ekibi tarafından değerlendirilerek projenin ilgili kurumlara sunulacak nitelikte olup olmadığına karar verilir. Projenin, desteklenme kriterlerini taşıdığına kanaat getirilir ise firmaya verilecek hizmetler ile ilgili teklif gönderilir. Karşılıklı anlaşıldığında, firma ile Experto arasında sözleşme imzalanarak proje hazırlama ve yönetim süreci başlamış olur.
Proje hazırlama ve sunum süreci
Proje hazırlama ve sunum süreci, sözleşmenin imzalanmasıyla başlar, projenin hibe veren kuruma sunumuna kadar devam eder.Projede üniversite danışmanlığı gerekli ise projedeki eksik alanda faaliyetleri olan akademisyen araştırması yapılarak firmaya bildirilir, görüşmeler organize edilir. İlgili alanda patent olup olmadığı ve/veya projenin patente konu öğeleri firma gündeme getirilerek bu alanda firmanın harekete geçmesi sağlanır, ilgili destekler firmaya bildirilir.
Proje ekibinin başka Ar-Ge projelerinde de yer alma durumu da ayrıca değerlendirilerek şirketin proje ekibini sağlıklı bir şekilde oluşturması sağlanır. Proje başvuru dosyası hazırlandığında onay için firmaya gönderilir. İstendiğinde gerekli revizyonlar yapılarak ilgili kuruma sunum yapılır. Proje başvurusu tamamlandığında firmaya bilgilendirme yapılır.
Proje onay süreci
Proje başvurusunun tamamlanması ile proje onay süreci başlamış olur. Sürecin mihenk taşları Hakem ziyaretlerinin gerçekleştirilmesi, Kurulun toplanıp projenin kabul veya reddine karar verip, olumlu sonuç durumunda verilecek destek miktar ve şartlarının firmaya destek karar yazısı ile bildirimi ve hibe veren kurum ile firma arasında imzalanacak sözleşmenin gönderimi olarak maddelendirilebilir.Projenin sunumu ile projelere atanacak hakemlerin firma ziyaretleri ile ilgili süreçler yönetilir.)Bu kapsamda hakem ziyaretleri öncesinde hakemler ile ilgili araştırma yapılarak spesifik uzmanlık alanları, makaleleri incelenerek firmaya sunum öncesi bilgilendirme yapılır. Hakem ziyaretleri için proje yazımından ayrı bir sunum hazırlanır ve proje ekibi ile hakem ziyaretinin simülasyonu gerçekleştirilir. Hakem ziyaretlerinin gerçekleşeceği günler projelere atanan hakemlerin firmaya getirilmesi ve talep edilen yere bırakılması işlemleri organize edilerek lojistik hizmet verilir.
Projenin desteğini verecek kamu kurumu tarafından onay durumu takip edilir ve varsa revizyon talepleri gerçekleştirilir. Gelen destek karar yazısı çerçevesinde onaylanan bütçe ve bütçe kalemleri firmaya bildirilir. Hibe veren kurum ile firma arasında sözleşme imzalanması aşaması firma ile birlikte tamamlanarak hibe veren kuruma gönderimi sağlanır.
5746 sistemi mali kurulum, takip ve yönetim süreci
Firma, Ar-Ge projesinin, hibe veren kurum tarafından onaylanması ile birlikte bütçelendirdiği meblağ üzerinden hesaplanan hibe tutarını – ilgili harcamaları gerektiği gibi yapmak şartı ile – almaya hak kazandığı gibi, ek olarak, 5746 sayılı Araştırma ve Geliştirme Faaliyetlerinin Desteklenmesi Hakkında Kanun kapsamında vergi ve SGK teşviklerden faydalanmaya da hak kazanmış olur.Experto’nun 5746 sistemi mali yönetim süreci iki amaca hizmet etmekte: Dönem raporunun zamanında, onaylanan bütçe dahilinde giderlerin gerektiği gibi sunulamaması kaynaklı hak kaybı yaşanmaması ve Ar-Ge gelir ve giderini olması gerektiği gibi muhasebeleştirilebilmesi. Experto ekibi Ar-Ge gelir ve giderinin takibi için firmanın muhasebe sistemini Ar-Ge projeleri özelinde yeniden yapılandırmasına yardımcı olur. Buradaki amaç, teknik departman ile muhasebe departmanının daha projenin başında entegre olması ile birlikte proje kapsamında yapılan harcamaların gözden kaçmaması, hak edilen indirimlerden gerektiği gibi yararlanılabilmesi, gelen hibenin tutulacağı, izleneceği hesapların, gider kalemlerinin bir karışıklık olmaksızın yürütülmesinin sağlanmasıdır.
Projenin kabulünü takiben bu alandaki çözüm ortağımız Çaltekin YMM, firmanın finans veya muhasebe departmanını ziyaret ederek bordroların nasıl hazırlanması gerektiğini, Ar-Ge gelir ve giderlerinin ne şekilde muhasebeleştirileceğini detaylı olarak anlatır. SGK ve Vergi Dairesine verilecek dilekçeler hazırlanarak gerekli işlemlerin yapılması ile birlikte ilgili teşviklerin kullanımına başlanması sağlanır. Ayrıca ileride bir hata yapılmaması için firmalara periyodik ziyaretlerde bulunarak işlerin planlandığı gibi yürüyüp yürümediği kontrol edilerek gerekirse müdahalelerde bulunur.
5746 yönetim sürecinde firmalara sunduğumuz hizmetler şöyle özetlenebilir:
- Muhasebe ve İnsan Kaynakları departmanlarına Ar-Ge Teşvikleri hakkında genel eğitim vermek
- Ar-Ge Teşviklerinden yararlanabilmek için gerekli başvuruların yapılmasını sağlamak
- Ar-Ge Teşviklerini hesaplamak
- Muhtasar Beyanname Ar-Ge ekini doldurmak
- 5746 Kapsamında SGK Bildirgesini hazırlamak
- Tek Düzen Hesap Planında Ar-Ge sistematiğini kurmak ve Muhasebe kayıtlarını yönetmek
- Kurumlar Vergisi Ar-Ge İndirimlerini hesaplamak
- Hibe desteğin muhasebe kayıt sisteminde yönetmek
- Ar-Ge Konularında genel mali danışmanlık yapmak
- YMM Onay Süreçlerini yönetmek
Teknik takip ve yönetim süreci
Experto projeleri baştan sona tüm yönetimini gerçekleştirmektedir. Teknik takip ve yönetim süreci, projenin kamu kurumu tarafından onaylanması ile başlar, proje kapsamında alınması gereken son hibenin firma hesabına yatırılması ile son bulur.Teknik takip ve yönetim; projenin hibe veren kurum tarafından alınan, firmaya bildirilen aksiyonların takip edilmesi ve ilgili aksiyonların alınması ile dönem raporu sunumu, izleyici ziyaretleri öncesi zamana yayılan hazırlık çalışmalarını içerir. Amaç, tabir-i caizse, yumurta kapıya dayanmadan önce işlerin zamanında ve layıkıyla yapılmasını sağlamaktır. Süreç kapsamında yapılan faaliyetler şu şekilde sıralanabilir:
Destek bildirim yazısında bildirilen destek kalemleri ve kabul edilen adam-aylar tablolaştırılarak firmaya gönderilir.
Firmaya periyodik ziyaretlerde bulunularak projede gelinmesi gereken yer, yapılması gereken harcamalar hatırlatılır. Proje planına uygun gidilip gidilmediği öğrenilir. Bu arada dönem raporu için önceden hazırlıklar yapılmış olunur. Proje ile ilgili hazırlanmış olan ekler var ise dönem raporu hazırlık zamanında değerlendirilmek üzere dosyaya konulması sağlanır.
Proje yaşam döngüsü içinde meydana gelen değişikliklerde alınması gereken aksiyonlar hakkında firma bilgilendirilir, gerekirse izleyici, akademik danışman ve hibe veren kurum nezdinde aksiyonlar alınır.
Sunulan projelerde değişiklik olup olmadığı periyodik olarak kontrol edilerek değişiklikler, varsa revizyon talepleri firmaya bildirilir. İlgili aksiyonlar alınarak işlemler tamamlanır.
Mali ve teknik dönem raporu sunum süreci dönem raporu sunumu ve öncesindeki hazırlıklar ile hibe veren kurum ve/veya firmanın çalıştığı YMM taraflarından gelebilecek revizyonların takibi ve gerekli işlemlerin yapılması, izleyici atanması, izleyici ziyaretleri öncesi hazırlık ve izleyici ziyaretlerini kapsamaktadır. Projenin son dönemi ise, dönem raporlarına ek olarak proje sonuç raporunun hazırlanması da süreç dahilinde gerçekleştirilen faaliyetlere dahil olur. Süreç, son destek bildiriminin yapılıp, firmanın banka hesabına ilgili hibe tutarı yatana kadar devam eder.
Mali ve teknik tarafta ilgili uzmanlarımız firmayı periyodik olarak ziyaret ettikleri için dönem raporu zamanından çok önce dönem raporu klasörü aşama aşama tamamlanmış olduğundan dönem raporu zamanlarında kötü sürprizler yaşanmaz. Bu şekilde aynı zamanda firmalar projenin hangi aşamasında olduklarını, sunulan proje planına göre ne yapmaları gerektiğini daha iyi takip edebilir, proje çıktıları konusunda son anda aksiyon alınmasının önüne geçilmiş olur.
Dönem raporları kapsamında teknik rapor için sunulan proje planına göre olunması gereken teknik aşama rapor taslağı firmayla paylaşılarak proje süreci hakkında teyitleşilir. Proje yaşam döngüsü içinde proje kapsamında yapılan faaliyetler, Ar-Ge kazanımları, değişikliklerin rapora yansıtılması sağlanır. Proje ekleri ile birlikte sunuma hazır hale getirilir.
Mali rapor kapsamında ise, mali veriler firmadan alınır. Firmanın muhasebesi ve/veya YMM’si ile entegre olunarak eksik/hatalı bilgiler var ise tamamlanır. Mali rapor hazırlanarak gönderimi yapılır.
Mali ve teknik raporun ilgili kuruma matbu olarak gönderilmesi işlemi de firma ile birlikte nihayetlendirildikten sonra firma ile izleyici ziyaretleri tamamlanır.
Projeler tamamlandığında sonuç raporu hazırlanır.
sHer dönem raporu destek bildiriminden sonra firmaya sunulan, kabul edilen, beyan edilen ve hibe veren kurum tarafından verilmesi kesinleşmiş bütçe kalem ve tutarları gönderilir ve yönetici özeti eşliğinde, firmanın değerlendirmesine sunulur. Firmalar bu şekilde projelerin hibeye çevrilmesi aşamalarında Experto’yu ve kendilerini değerlendirme fırsatı yakalar; böylelikle var ise alınamayan hibeler konusunda bir dahaki projeler için dersler çıkarılmış olur.
Transfer ödemesi alım süreci
Firmaların Ar-Ge projelerinin ön finansmanını sağlamak amacı ile ön ödeme olarak TEYDEB tarafından firmalara Transfer ödemesi isteğe bağlı olarak gerçekleştirilir. Transfer ödemesi alım süreci, projenin hibe veren kurum tarafından onaylanması ile birlikte başlamış sayılır. Firmaya transfer ödemesi ile ilgili SWOT analizi yapılarak, süreçler ve prosedür hakkında bilgilendirme yapılır. Projenin başlangıç zamanı ve dolayısıyla en yakın dönem raporu sunumu da göz önüne alınarak ilk hibenin tahmini geliş zamanı ve miktarı, sonraki dönemlerdeki mahsuplaşma şekilleri ile birlikte firmaya sunulur. Firmanın transfer ödemesi talebi olduğunda, transfer ödemesi alım süreci başlatılmış olur.Firmanın alabileceği transfer ödemesi miktarı firmaya bildirilir. Alınmak istenen miktar üzerinden işlemler gerçekleştirilir. Transfer ödemelerinde teminat mektubu zorunluluğu bulunmaktadır.
Transfer ödemesi talebi birden fazla ise aynı işlemler tekrarlanır.